I když se vám možná zdá, že je vhodné mít všechny dokumenty pouze v počítači, nenechte se mýlit. Ne všechno totiž můžete mít pouze v elektronické podobě. Některé papíry je potřebné mít vždy po ruce, a tudíž je mít nahrané pouze na disku není příliš efektivní. Navíc ani životnost takového disku není nekonečná, a i když se často podaří i z poničeného disku získat některá data, nemůžete se na to spoléhat. Navíc je to i poměrně drahé, takže se to v konečném důsledku nemusí ani vyplatit. I proto je vhodné mít v kanceláři umístěnou dobrou kartotéku.
Ozdobný prvek
Možná, že si myslíte, že kartotéky nejsou příliš zdobné a do jisté míry máte pravdu. Jedná se primárně o praktický doplněk, ovšem některé typy opravdu mohou vynikat i svým vizuálním ztvárněním. Své dokumenty tak nebudete muset ukládat pouze do strohé bedny s nezajímavým designem, ale do hezké skříňky, která dokáže fungovat i jako dekorace. Má to však i své mouchy. Designově nápadité kartotéky jsou obvykle také dražší než standardní modely. Sice ne o moc, ale pokud lpíte na každé koruně, nejspíše pro vás bude lepší koupit si klasický typ, který sice nijak neohromí, ale svůj účel dokonale splní.
Materiály
Základním materiálem v tomto případě není dřevo jako tomu běžně bývá u nábytku, ale kov, speciálně pak hliník. Používá se hlavně proto, že je dostatečně odolný. Některé hliníkové modely jsou navíc opatřeny dřevěnými částmi, takže vypadají daleko lépe. Pokud máte raději přírodní materiály, můžete si pořídit kartotéku kompletně vyrobenou ze dřeva. Samozřejmě pár drobností je z kovu, respektive z umělé hmoty, ale základ je dřevěný. V takovém případě se ale musíte s mířit s tím, že vám takový kancelářský doplněk nebude sloužit v nezměněné formě navždy. Dřevo jakožto přírodní materiál totiž podléhá zkáze. Tomu lze ale zabránit, a to preventivními nátěry ochrannými oleji. Ty ale stačí aplikovat pouze jednou za několik málo let.
